Über
uns

Über
uns

Hunderte Unternehmen vertrauen auf uns

Mehr als 230 Teams nutzen bereits das Smart-Sekretariat.

ÜBER UNS

Wir sind da, wenn andere nicht
erreichbar sind.

Persönlich. Direkt. Immer erreichbar.

Smart Sekretariat ist Ihr persönlicher Telefonservice – für Selbstständige, Kanzleien, Praxen und Unternehmen jeder Größe.

Unsere festen Ansprechpartner:innen nehmen Anrufe in Ihrem Namen entgegen, beantworten Fragen, erfassen Notizen und leiten Anliegen weiter – zuverlässig, verbindlich und so, als säßen sie in Ihrem Büro.

Wir arbeiten ohne KI, ohne Callcenter-Floskeln und ohne Warteschleifen. Unser Ziel ist nicht nur, dass niemand Sie verpasst – sondern dass jeder Anruf Eindruck hinterlässt.

Unverbindlich testen
KUNDENVERTRAUEN

53+

zufriedene Kunden

ERREICHBARKEIT

845+

Anrufe pro Tag

TEAMGRÖSSE

150+

Assistent:innen im Einsatz

Ihr Empfang. Unser Service. Keine KI.

Professioneller Empfang für Ihr Unternehmen.

Ob Terminvereinbarung, Rückrufbitte oder Kundenfrage – wir nehmen Gespräche in Ihrem Namen an und sorgen dafür, dass nichts verloren geht.

  • Keine verpassten Anrufe – auch bei Abwesenheit.
  • Persönlich statt automatisiert
  • Protokollierter Gesprächsverlauf für Ihre Übersicht.
Unsere Leistungen
UNSER KERNTEAM

Ihre Ansprechpartner

Hinter jedem funktionierenden Service steht ein starkes Team. Unsere Führungskräfte planen, koordinieren und sorgen dafür, dass bei Smart-Sekretariat alles rundläuft.

F. Fleckenstein

Geschäftsführer / CEO

Daniel Schulz

Kundenservice / Support / IT

Julia Weber

Buchhaltung & Controlling (CFO)

Pablo Dietz

Qualitätsmanagement (QM)

Aktuelle Stellenangebote

Werde Teil unseres
wachsenden Teams.

Du bist zuverlässig, kommunikativ und suchst einen modernen Arbeitsplatz? Wir freuen uns auf dich!

Marketing / SEO Experte
Vollzeit · Teilzeit · Freiberuflich
Remote & vor Ort (nach Absprache)
Apply
Kundenberater:in / Service
Vollzeit · Teilzeit · Freiberuflich
Remote & vor Ort (nach Absprache)
Apply
Unsere Geschichte

Schritt für Schritt zur digitalen Entlastung.

Was als Idee begann, ist heute eine starke Marke: Smart-Sekretariat. Unser Weg zeigt, wie aus Erfahrung, Kundenwünschen und Leidenschaft ein digitales Serviceangebot entstanden ist.

01

2019

Die Idee
entsteht

Bereits seit Jahren bietet Office One Teledienste maßgeschneiderte Kundenservice- und Vertriebsdienstleistungen an.

Doch mit dem Wandel zu mehr Digitalisierung entstand 2019 die Idee, einen eigenen, virtuellen Sekretariatsdienst zu schaffen – professionell, persönlich und zuverlässig.

02

2020

Erste Umsetzung mit Pilotkunden

In enger Zusammenarbeit mit langjährigen Kunden entsteht die erste Version von Smart-Sekretariat.

Die digitale Telefonannahme wird getestet – mit großem Erfolg und positiver Resonanz.

03

2021

Offizieller Start

Smart-Sekretariat geht offiziell an den Start.

Die Marke etabliert sich mit festen Kunden, die auf unsere Zuverlässigkeit und Erreichbarkeit vertrauen.

04

2022

Ausbau der Leistungen

Wir erweitern unser Angebot: Neben der Telefonannahme bieten wir nun auch Terminverwaltung,
E-Mail-Bearbeitung und vertriebsunterstützende Services an.

05

2023

Technische Weiterentwicklung

Wir integrieren neue Systeme wie Softphones, CRM-Anbindungen und individuelle Workflows –
für noch effizientere Abläufe und mehr Integration beim Kunden.

06

2024

Markenauftritt & Website

Smart-Sekretariat wird als eigenständige Marke sichtbar.

Die neue Website und ein modernes Design sorgen für mehr Klarheit und Vertrauen.

07

Heute

Persönlicher Service – digital gedacht

Smart-Sekretariat steht für professionelle Entlastung, genau dann, wenn sie gebraucht wird.

Wir sind das Büro hinter Ihrem Unternehmen – erreichbar, persönlich und zuverlässig.

Testen Sie unseren Service!

Professioneller Kundenservice, ganz ohne eigenes Personal –
erleben Sie, wie einfach smarte Erreichbarkeit sein kann.

Kostenfrei testen