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Telefonservice
Ein verpasster Anruf kann ein verlorener Kunde sein. Unser Telefonservice sorgt dafür, dass Ihre Erreichbarkeit jederzeit gesichert ist. Wir nehmen Anrufe persönlich in Ihrem Firmennamen entgegen – professionell, freundlich und exakt nach Ihren Vorgaben.
Ob Terminvereinbarung, Erstkontakt oder Rückrufbitte: Ihr Unternehmen wirkt für Anrufer stets erreichbar, organisiert und vertrauenswürdig.
Mehr als nur Anrufannahme – Ihre Vorteile
- Individuelle Betreuung: Jeder Anruf wird exakt nach Ihren Anweisungen entgegengenommen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter klingen wie Ihre eigene Assistenz – verbindlich, klar und sympathisch.
- Hohe Erreichbarkeit: Ihr Unternehmen bleibt telefonisch erreichbar – auch außerhalb von Bürozeiten oder bei hoher Auslastung. So geht kein Anruf mehr verloren.
- Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft: Keine Unterbrechungen mehr durch spontane Anrufe. Wir filtern, dokumentieren, priorisieren und leiten auf Wunsch weiter.
- Professioneller erster Eindruck: Ihre Anrufer erleben einen kompetenten Empfang – das steigert Vertrauen und Kundenbindung vom ersten Moment an.
So funktioniert unser Telefonservice
Sie bestimmen, wie wir uns melden, welche Informationen wir aufnehmen und welche nächsten Schritte erfolgen.
Wir richten Ihre persönliche Begrüßung ein und übernehmen sämtliche eingehenden Anrufe in Ihrem Namen.
Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine detaillierte Gesprächsnotiz per E-Mail oder direkt im Kundenportal.
Auf Wunsch übernehmen wir auch Rückrufe, Terminbuchungen oder die Weiterleitung an die zuständige Stelle.
Unser Anspruch
Unser Telefonservice ist keine anonyme Callcenter-Lösung, sondern eine persönliche Ergänzung für Ihr Unternehmen.
Wir agieren im Hintergrund wie Ihre eigene Assistenz – diskret, freundlich und immer zuverlässig.
Ob Kanzlei, Praxis, Handwerksbetrieb, Agentur oder Start-up: Wir passen uns flexibel an Ihre Sprache, Ihre Branche und Ihre Prozesse an.
Ihr Unternehmen bleibt erreichbar, menschlich und souverän – genau das spüren Ihre Anrufer.
Jetzt Telefonservice starten
Testen Sie unseren Telefonservice unverbindlich und überzeugen Sie sich selbst.
Flexible Laufzeiten, persönliche Ansprechpartner und transparente Kommunikation – das ist Smart Sekretariat.
Bleiben Sie erreichbar, ohne selbst ans Telefon gehen zu müssen.
FAQ – Fragen und Antworten
Ein Telefonservice übernimmt eingehende Anrufe im Namen Ihres Unternehmens. Anrufer bemerken keinen Unterschied, wir melden uns in Ihrem Firmennamen, erfassen Anliegen und leiten Informationen zuverlässig weiter.
Sie geben vor, wie wir Ihre Anrufe entgegennehmen sollen, von der Begrüßung bis zur Gesprächsdokumentation. Unser Team richtet alles nach Ihren Wünschen ein. Sie erhalten jede Gesprächsnotiz per E-Mail oder direkt im Kundenportal.
Ja. Unser Telefonservice kann auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten aktiv sein, zum Beispiel in Randzeiten, bei Urlaub, Krankheit oder hoher Auslastung. So bleibt Ihr Unternehmen immer erreichbar.
Nein. Bei uns sprechen keine anonymen Callcenter-Mitarbeiter, sondern geschulte Assistenzen, die wie Teil Ihres Teams klingen, freundlich, klar und verbindlich. Ihr Unternehmen wirkt professionell und persönlich zugleich.
Ja. Wir kümmern uns um Absagen, Umbuchungen und Erinnerungen. Auf Wunsch informieren wir Sie sofort über Änderungen oder stellen sicher, dass Ihr Kalender immer aktuell bleibt.
Sie gewinnen Zeit, wirken professioneller und verlieren keine Kundenanfragen mehr. Zudem werden spontane Unterbrechungen reduziert, ideal, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Unsere deutschsprachigen Mitarbeiter übernehmen Ihre Anrufe individuell nach Ihren Vorgaben. Jeder Anruf wird dokumentiert, priorisiert und bei Bedarf weitergeleitet oder in Ihrem Namen beantwortet.
Ja. Sie können unseren Telefonservice unverbindlich testen und sich selbst überzeugen, ohne lange Vertragsbindung, mit flexiblen Laufzeiten und klarer Kommunikation.
Unser Telefonservice eignet sich für Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe, Agenturen, Start-ups und viele weitere Branchen. Wir passen uns flexibel an Sprache, Tonalität und Abläufe Ihres Unternehmens an.
Erfahrungen aus erster Hand
Zufriedene Kund:innen sind unser bester Beweis. Hier teilen Unternehmer und Entscheider, wie unser persönlicher Telefonservice ihren Alltag verändert hat – zuverlässig, menschlich, professionell.
“Wir sind tagsüber fast nur auf Baustellen. Seitdem uns jemand die Anrufe abnimmt, geht nichts mehr unter. Die Rückrufnotizen kommen direkt auf mein Handy, und ich kann mich voll auf die Arbeit konzentrieren. Genau so hab ich mir Unterstützung vorgestellt.”
“Für unser kleines Beraterteam war es wichtig, trotz Abwesenheit professionell erreichbar zu bleiben. Die Gesprächsführung ist verbindlich, freundlich und immer auf den Punkt. Unsere Mandanten fühlen sich gut betreut – das ist uns das Wichtigste.”
“Ich habe keine Rezeptionistin mehr – das übernimmt nun ein externer Dienst, und zwar so professionell, dass viele Kund:innen denken, sie sprechen direkt mit meinem Team. Termine, Fragen, Rückrufe – alles läuft wie am Schnürchen.”
“Endlich keine verpassten Anrufe mehr – und unsere Eigentümer merken nicht mal, dass wir nicht selbst am Hörer sitzen. Das Team am Empfang ist so professionell und diskret, dass wir regelmäßig positives Feedback bekommen. Für uns als Hausverwaltung ein echter Gewinn.”
“Seitdem wir eingehende Anrufe nicht mehr selbst koordinieren, können sich unsere Mitarbeiter voll auf den Einsatz konzentrieren. Besonders nachts oder an Wochenenden ist der Service Gold wert.”
“Wir bekommen täglich zahlreiche Anrufe, besonders in der Steuererklärungs-Saison. Durch die Unterstützung des Teams verpassen wir keine Rückmeldung mehr – auch wenn intern gerade viel los ist. Rückrufe kommen gezielt und gut dokumentiert bei uns an.”
“Wenn jemand nachts vor verschlossener Tür steht, darf der Anruf nicht ins Leere laufen. Die Kolleginnen am Telefon nehmen direkt auf, notieren alle Infos und leiten sie in Echtzeit weiter – ohne Umwege. Das erleichtert unsere Einsätze enorm.”