Unsere Leistungen
Im Kundenportal
anmelden
Verwalten Sie Ihre Sekretariatsdienste bequem online – rund um die Uhr im Kundenportal.
zum Login
Sekretariatsservice – E-Mails & Schreiben zuverlässig erledigt
Ein moderner Sekretariatsservice denkt mit: Wir übernehmen Ihre schriftliche Kommunikation – ganz gleich, ob es um Kundenanfragen per E-Mail, interne Korrespondenz oder formelle Schreiben geht. Sie sparen Zeit, erhöhen Ihre Reaktionsgeschwindigkeit und zeigen jederzeit professionelle Präsenz – auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind.
Ihre Vorteile mit Smart Sekretariat
- Echte Menschen, kein Bot: Ihre E-Mails und Schreiben werden individuell und persönlich bearbeitet – in Ihrem Stil, mit Verstand.
- Reaktionsschnell & diskret: Wir beantworten oder sortieren Ihre Nachrichten nach klaren Vorgaben – zuverlässig & DSGVO-konform.
- Professionelle Korrespondenz: Angebote, Kündigungen, Nachfass-Mails – wir erstellen fehlerfreie, stilvolle Texte nach Ihrem Briefing.
- Textbausteine & Vorlagen: Auf Wunsch entwickeln wir für Sie Standardschreiben, die Ihre Abläufe beschleunigen.
- Flexible Pakete: Ob täglich, wöchentlich oder punktuell – wir richten uns nach Ihrem Bedarf.
Für wen ist unser Sekretariatsservice ideal?
Unser Angebot richtet sich an alle, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen – ohne sich um den Schriftverkehr kümmern zu müssen:
- Einzelunternehmer & Selbstständige
- Start-ups & kleinere Unternehmen ohne Backoffice
- Beratende Berufe, Coaches & Agenturen
- Vereine & Organisationen mit digitalem Büro
Vertraulich. Effizient. Persönlich.
Ihre Kommunikation ist Vertrauenssache – und bei uns in sicheren Händen. Unsere Mitarbeitenden sind diskret, geschult im Umgang mit sensiblen Daten und schreiben auf Wunsch ganz in Ihrem Stil. Selbstverständlich erfolgt alles DSGVO-konform – transparent dokumentiert und auf Wunsch archiviert.
So funktioniert die Zusammenarbeit
- Briefing & Abstimmung: Sie teilen uns mit, was, wie und wann kommuniziert werden soll – wir setzen es 1:1 um.
- Zugang & Tools: Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Mailadresse oder erhalten einen sicheren Zugang zu einem Postfach.
- Bearbeitung in Ihrem Namen: Wir antworten, schreiben oder dokumentieren – professionell und im gewünschten Tonfall.
- Volle Kontrolle: Sie erhalten regelmäßig Einblick in alle Vorgänge – oder wir dokumentieren direkt in Ihrem System.
Jetzt virtuellen Sekretariatsservice nutzen
Sie möchten Ihre schriftliche Kommunikation auf ein neues Level bringen – diskret, professionell und ohne Mehraufwand? Dann ist unser Sekretariatsservice genau das Richtige für Sie.
Lassen Sie sich jetzt beraten – persönlich, transparent und individuell.
FAQ – Fragen und Antworten
Ein Sekretariatsservice übernimmt für Sie die komplette externe Kommunikation, telefonisch und schriftlich. Das bedeutet: Wir nehmen Anrufe in Ihrem Namen entgegen, bearbeiten E-Mails, erstellen formelle Schreiben und sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen jederzeit professionell erreichbar wirkt.
Sie geben vor, wie wir Ihre Anrufe entgegennehmen sollen, von der Begrüßung bis zur Gesprächsdokumentation. Unser Team richtet alles nach Ihren Wünschen ein. Sie erhalten jede Gesprächsnotiz per E-Mail oder direkt im Kundenportal.
Wir beantworten eingehende Anrufe in Ihrem Firmennamen, erfassen Rückrufbitten, vereinbaren Termine und geben auf Wunsch erste Auskünfte. Alle Gespräche werden dokumentiert und bei Bedarf an Sie weitergeleitet.
Wir bearbeiten Ihre E-Mails, beantworten Kundenanfragen, erstellen Angebote oder Nachfass-Schreiben, alles DSGVO-konform und genau nach Ihrem Briefing.
Ja, unser Sekretariatsservice ist komplett flexibel. Sie bestimmen, wann und wie wir aktiv sind, punktuell, täglich oder nur bei Ausfällen.
Sie geben uns eine kurze Einweisung (Briefing), richten ggf. E-Mail-Zugänge ein und teilen uns Ihre Abläufe mit. Danach arbeiten wir wie Ihre interne Assistenz, diskret, professionell, verlässlich.
Keine besonderen. Wir arbeiten entweder mit Ihrer bestehenden Mailadresse oder erhalten einen sicheren Zugang zu einem Postfach. Telefonisch leiten Sie Ihre Rufnummer einfach auf uns um, fertig.
Für Selbstständige, Agenturen, Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe, Start-ups und alle Unternehmen, die keine eigene Assistenz beschäftigen, aber dennoch professionell erreichbar und reaktionsfähig sein möchten.
Ja. Wir bieten flexible Modelle, mit oder ohne Laufzeit. Sie können unseren Service auch vorab testen und sich unverbindlich beraten lassen.
Selbstverständlich. Unsere Mitarbeitenden sind geschult im Umgang mit sensiblen Daten. Alles erfolgt DSGVO-konform, diskret und nachvollziehbar dokumentiert.
Erfahrungen aus erster Hand
Zufriedene Kund:innen sind unser bester Beweis. Hier teilen Unternehmer und Entscheider, wie unser persönlicher Telefonservice ihren Alltag verändert hat – zuverlässig, menschlich, professionell.
“Wir sind tagsüber fast nur auf Baustellen. Seitdem uns jemand die Anrufe abnimmt, geht nichts mehr unter. Die Rückrufnotizen kommen direkt auf mein Handy, und ich kann mich voll auf die Arbeit konzentrieren. Genau so hab ich mir Unterstützung vorgestellt.”
“Für unser kleines Beraterteam war es wichtig, trotz Abwesenheit professionell erreichbar zu bleiben. Die Gesprächsführung ist verbindlich, freundlich und immer auf den Punkt. Unsere Mandanten fühlen sich gut betreut – das ist uns das Wichtigste.”
“Ich habe keine Rezeptionistin mehr – das übernimmt nun ein externer Dienst, und zwar so professionell, dass viele Kund:innen denken, sie sprechen direkt mit meinem Team. Termine, Fragen, Rückrufe – alles läuft wie am Schnürchen.”
“Endlich keine verpassten Anrufe mehr – und unsere Eigentümer merken nicht mal, dass wir nicht selbst am Hörer sitzen. Das Team am Empfang ist so professionell und diskret, dass wir regelmäßig positives Feedback bekommen. Für uns als Hausverwaltung ein echter Gewinn.”
“Seitdem wir eingehende Anrufe nicht mehr selbst koordinieren, können sich unsere Mitarbeiter voll auf den Einsatz konzentrieren. Besonders nachts oder an Wochenenden ist der Service Gold wert.”
“Wir bekommen täglich zahlreiche Anrufe, besonders in der Steuererklärungs-Saison. Durch die Unterstützung des Teams verpassen wir keine Rückmeldung mehr – auch wenn intern gerade viel los ist. Rückrufe kommen gezielt und gut dokumentiert bei uns an.”
“Wenn jemand nachts vor verschlossener Tür steht, darf der Anruf nicht ins Leere laufen. Die Kolleginnen am Telefon nehmen direkt auf, notieren alle Infos und leiten sie in Echtzeit weiter – ohne Umwege. Das erleichtert unsere Einsätze enorm.”